○相良村文書規程
令和8年3月26日
訓令第3号
相良村文書規程(昭和38年相良村訓令甲第3号)の全部を次のように改正する。
目次
第1章 総則(第1条～第6条)
第2章 文書等の収受及び配布(第7条・第8条)
第3章 起案及び回議(第9条～第19条)
第4章 浄書及び発送(第20条～第25条)
第5章 文書の整理、編さん及び保存(第26条～第33条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、相良村役場(以下「役場」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 主管課 相良村情報公開条例(平成14年相良村条例第27号)第2条第3項に規定する実施機関のうち、村長部局の課(相良村組織規則(平成19年相良村規則第3号)第2条に規定する。)、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会事務局、固定資産評価審査委員会及び議会事務局をいう。
(2) 主管課長 主管課の課長、委員長及び事務局長をいう。
(3) 文書 主管課において受領し、発送し、保管し、又は保存するすべての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(4) 行政文書 主管課の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該職員が組織的に用いるものとして当該主管課が管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、県公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ アに掲げるもののほか、一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(5) 公文書 主管課において職務上作成するすべての文書をいう。
(6) 簿冊 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適正な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書の集合物(単独で管理することが適当な行政文書を含む。)をいう。
(7) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(8) 文書管理システム 電子計算機を用いて文書の起案、収受、回議、決裁、保存、廃棄等を行うためのシステムをいう。
(9) 電子決裁 文書管理システムの機能を利用して電子的方法により電子文書の決裁を行う方法をいう。
(10) 電子署名 電子文書に行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、及び法令の規定により委任された事項について村議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、村長が制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 法令若しくは条例、規則等の規定により、又は村長の権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 村長が所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 村長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消、変更等の処分をするものをいう。
ウ 指令 村長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 村長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が村長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
(公文書の記号及び番号)
第4条 公文書には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び公告 村名を冠し、それぞれ総務課備付の条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿(様式第1号)により番号をつける。
(2) 訓令 村名を冠し、総務課備付の訓令番号簿(様式第2号)により番号をつける。
(3) 達及び指令 村名を冠し、総務課備付の達番号簿及び指令番号簿(様式第3号)により番号をつける。
(4) 通達文及び往復文 村名及び課名の首字を付し、総務課備付の文書収発簿(様式第4号)により番号をつける。
(記名)
第5条 外部に対する公文書の発信者名は、原則として村長名を用いるものとし、通達文、往復文等で軽易なもの及び補助機関への照会文書等については、補助機関名を用いることができる。
(押印)
第6条 公文には、その記名に従い当該印章を押印しなければならない。ただし、電子文書(電磁的記録による文書であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)、内部文書その他軽易な文書又は不特定多数の者に対する文書については、この限りでない。
第2章 文書等の収受及び配布
(文書等の取扱い)
第7条 総務課において収受した文書、金券及び物品等は、次の各号によりこれを取り扱わなければならない。
(1) 普通文書は、総務課において、開封のうえ、その余白に受付日付印(様式第5号)を押し、重要な文書は村長の閲了を受け、文書収発簿に必要な事項を登載し、文書収発簿を添え受領印を徴して主管課長に交付するものとする。
(2) 親展文書は封のまま、村長あてのものは、総務課長に、その他のものは、それぞれあて名の者に交付する。
(3) 訴訟、異議申立てその他収受の日時が権利の得失又は変更に関係を有する文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が押印し、その封皮を添付する。
(4) 電報は、電報受付簿(様式第6号)に記録する。(電報発信の場合も本簿を用いる。)
(5) 書留郵便物は、書留郵便受付簿(様式第7号)に登載し封皮を添付する。
(7) 2以上の課に関連する文書及び物品等は、関係の重い課に交付する。その軽重の分かち難いものは、上司の指揮を受けなければならない。
2 主管課は、文書の配布を受けたときは、文書管理システムに必要な事項を登録し、収受の手続をとらなければならない。
(1) 法令等の定めにより紙保存が義務化されている文書
(2) 訴訟の対抗要件として紙保存の必要性が想定される文書
(3) 文書の形態から物理的に電子化が困難である文書
(4) 極端に枚数が多く電子化が困難である文書
(5) 決裁・供覧の手法が電子化に相応しくない文書
(6) その他村長が前各号に掲げるものに準ずると認める文書
4 前項の規定により紙文書を電子化したときは、当該紙文書を1年未満で廃棄できるものとする。
5 電子メールの利用又は電子掲示板の利用に係る送受信装置に着信した電磁的記録については、文書管理責任者が簡易な取扱いができるものと認める場合は、紙に出力することなくそのまま収受し、文書管理システムに登録するものとする。
(供覧)
第8条 配布を受けた文書のうち供覧の必要があるものは、文書管理システムにより関係者に供覧するものとする。
第3章 起案及び回議
(文書の起案)
第9条 起案を行うときは、文書管理システムによる決裁により処理するものとする。ただし、起案に用いる文書が第7条第3項各号のいずれかに該当するときは、紙文書を用いて処理するものとする。
3 文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明りょうであるようにしなければならない。
4 起案の具体的方法は、次に掲げる事項によらなければならない。
(1) 内容のよく分かる件名を付け、起案の目的、理由、経過等を記し、必要により関係法令、例規、予算関係等の参考となる事項を付記するとともに、参考となる資料を添付するものとする。
(2) 電子決裁による場合を除き、訂正するときは、訂正箇所に2条線を引き、訂正印を押印すること。
(3) 2以上の主管課に関連のあるものは、あらかじめ関係の主管課と十分協議し、最も関係の深い主管課で起案すること。
(4) 公文書の書式が定められているものは、これによること。
(5) 起案者の所属課名、起案年月日、保存年限等必要な事項を記入すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に必要と認めて指示した事項があるときは、これによること。
(回議)
第10条 特別の取扱いを要する回議には回議用紙の取扱区分欄にその種別を重要、秘、親展、至急、内容証明、送達、例規(条例、規則、訓令、通達等)、告示、公告、議案、予算、達、指令、契約、人事等と表示しなければならない。
(秘密決裁)
第11条 回議中機密を要するもの又は重要なものは、課長又は係長等責任あるものが自ら携帯して、決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第12条 起案した文書(以下「回議案」という。)は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議し、上司の決裁を受けなければならない。
(合議)
第13条 他課の主管事務に関係あるものは、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。
2 合議又は回覧を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
3 合議案に対し異議があるときは、口頭又は文書をもってこれを行う。協議の整わないときは、上司の決裁を受けるものとする。
(再回)
第14条 合議を経た回議の決裁が当初の立案と異ったときは、施行前に関係課へ再回しなければならない。
2 電子決裁による場合を除き、合議を受けた課において、決裁の結果を知る必要があるときは、合議を受けた担当者の認印の上部又は下部に「再回」と朱書(朱印)しなければならない。この場合は、前項の例により取扱うものとする。
(後閲)
第15条 電子決裁による場合を除き、回議又は合議を受けた事項について代決者が代決した場合は、当該代決者は、回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続)
第16条 電子決裁による場合を除き、決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。
(廃案等)
第17条 回議案が、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「廃案」又は「要旨変更」と朱書し、かつ、回議し、又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。ただし、電子決裁による場合は、朱書きは要しない。
(文書の審査)
第18条 次に掲げる事案に係る回議案は、主管課長に回議し、かつ、関係課長に合議した後、総務課長に提出し、その審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令、例規等の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定又は変更に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 往復文案等で重要又は異例に属するもの
(6) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に必要と認めて指示した事案
(決裁終了の登録)
第19条 決裁が終了した回議案のうち、文書管理システムにより起案したものについては、文書管理システムに決裁が終了した旨を登録しなければならない。ただし、第8条第2項により文書管理システムより出力した起案の場合は、決裁日を記入し、文書管理システムにその旨を登録しなければならない。
第4章 浄書及び発送
(浄書)
第20条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書しなければならない。
(公印等)
第21条 浄書した文書には、相良村公印規程(昭和38年相良村訓令甲第10号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、次のいずれかに該当する文書は、公印の押印を省略することができる。
(1) 庁内に発する軽易な文書
(2) 国、地方公共団体その他行政機関に発する文書のうち公印の押印が省略可能とされるもの
(3) 軽易な照会、回答、通知、依頼及び報告の文書
(4) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、所属長が適当と認めるもの
2 公印の使用に当たっては、文書管理システムにおいて申請処理を行い、公印管理者の承認を得なければならない。
3 契約書等の重要な施行文書について、抜取り又は差し込みを防止し、連続を認証するため、当該施行文書の継ぎ目又はとじ目に公印を押すものとする。
4 重要な施行文書が決裁文書と校合され、施行されたことを認証するため、当該決裁文書と当該施行文書とに半分ずつに掛けて契印を押すものとする。
(記載)
第22条 簿冊等により回議に代えて行う事項は、特別の定めのあるものを除くほか、主管課において、例文により必要事項を記載して処理しなければならない。
(発送文書)
第23条 発送文書は、主管課において送達(特参達)又は直接交付することが適当であるものを除くほか、総務課において発送する。
2 主管課長は、前条第1項ただし書の規定により、公印を押印しない文書については、電子メールにより伝送することができるものとする。
(送達)
第24条 村内等に送達する文書、物品の送達方法は別に定めるところによる。
(文書の日付)
第25条 文書の日付は、施行の日を用いなければならない。
第5章 文書の整理、編さん及び保存
(未完結文書の整理)
第26条 未完結文書は、常に所定の保管箱に整理し、担当者が不在の場合でも、その保管場所並びに事件の経過がわかるようにしておかなければならない。
2 総務課長は、未完結文書を常に調査し、処理の追及をすると共に必要な処置をしなければならない。
(文書の編さん及び保存)
第27条 完結文書は、主管課において編さんして、文書管理システム又は簿冊により保存しなければならない。
(1) 会計に属する文書は、会計年度ごとに、その他の文書は、暦年ごとに編綴しなければならない。
(2) 文書はおおむね8センチメートルを限度としてこれを編綴するが、紙数に応じて数年分を一括し、又は1年分を適宜分綴することができる。この場合数年分を一括したものには色紙等を用いて年度区分を明瞭にし、分綴したものには、分綴数に従って番号をつけなければならない。
(3) 附属図表等で、成冊が困難なものは、便宜、箱若しくは紙袋等に収め又は結束して別に処理することができる。
(文書の編さん区分)
第29条 文書の編さんは、これを6種に分け、次の保存期間に区分編綴して保存しなければならない。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(6) 第6種 保存の必要のないもの
2 保存期間は、次条の趣旨に従い、主管課長が総務課長と協議のうえ定める。
3 期間の算定については、事件終了の翌年度の初日をもって起算日とする。ただし、会計に属するものは、翌年度の9月1日をもって起算日とする。
(保存期間)
第30条 各種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 第1種(永久保存)
ア 村の廃置分合、境界変更に関するもの
イ 条例、規則の制定又は改廃に関するもの
ウ 訓令、告示、内規、通達等で特に重要なもの
エ 郷土史誌の資料となるべきもの
オ 基本的な計画及び行政施策等で重要なもの
カ 公用、公共施設の設計、管理運営基準等で重要なもの
キ 原簿、台帳等の簿冊で特に重要なもの
ク 議会への提出議案、報告書
ケ 諮問又は答申で特に重要なもの
コ 報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの
サ 許可、認可、指令又は契約、規約等で重要なもの
シ 裁決、裁定又は訴訟に関するもので重要なもの
ス 各種総計、年報等で重要なもの
セ 表彰に関するもので特に重要なもの
ソ 公営企業の管理運営の基本に関するもの
タ 職員の任免に関する特に重要なもの
チ 各種委員会委員の任免に関するもの
ツ 各種委員会の議事録その他重要な資料
テ 財産の取得、管理及び処分に関するもので重要なもの
ト 官報、熊本県公報(相良村に関する事項でないものは、3年)
(2) 第2種(10年保存)
ア 訓令、告示、内規、通達等で重要なもの
イ 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
ウ 報告、届出、復命又は調査で重要なもの
エ 許可、認可、指令又は契約、規約等で重要でないもの
オ 基本的な計画及び行政施策等で重要でないもの
カ 裁決、裁定又は訴訟に関する重要でないもの
キ 表彰に関するもので重要でないもの
ク 職員の任免に関するもので重要なもの
(3) 第3種(5年保存)
ア 職員の給与に関するもの
イ 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの
ウ 税の賦課、徴収に関するもの
エ 公用、公共用施設の設計施工に関するもの
(4) 第4種(3年保存)
ア 訓令、告示、内規、通達等で重要でないもの
イ 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの
ウ 建議、陳情で重要なもの
エ 各種行政施策の施行に関するもので重要なもの
オ 表彰に関するもので重要でないもの
カ 職員の任免に関するもので重要でないもの
キ 職員の出張命令に関するもの
ク 文書、電報、書留等の各種帳簿
ケ 予算、決算又は出納に関するもので重要でないもの
(5) 第5種(1年保存)
第1種から第4種までのものに属しないもので、第6種以外のもの
(6) 第6種(保存の必要のないもの)
保存の必要のないもの
(常用文書)
第31条 主管課長は、当該課において常時利用する必要があると認めるものを常用文書として指定することができる。
2 常用文書は、当該文書が完結したときは、速やかにその簿冊のタイトルラベルに完結年度及び廃棄年度を記入し、その整理、保管、置換え、保存、廃棄等については、常用文書以外の文書と同様に取り扱わなければならない。
(文書の持出又は閲覧の制限)
第32条 保存文書は、庁外に持出してはならない。ただし、主管課長の承認を得たときは、この限りでない。
2 保存文書は、法令に特別の定のあるものを除くほか、職員以外に閲覧させ、又はコピーさせることはできない。ただし、村長の承認を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第33条 保存期間の満了した文書は、主管課長の立会のうえ、主管課が廃棄(文書管理システムにおける電磁的記録にあってはこれを完全に消去し、それ以外の文書にあっては焼却、溶解又は裁断等を行うことをいう。)する。
2 保存原簿による保存期間が満了しない文書のうち、総務課長又は主管課長において保存の必要がないと認めるもの又は更に保存期間の延長をして保存の必要があると認めるものは、村長の決裁を受けて処置しなければならない。
3 文書を廃棄したときは、その廃棄年月日を文書管理システムに登録しなければならない。
4 保存期間を延長するときは、延長する期間及び延長理由を文書管理システムに登録しなければならない。
附則
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
