○相良村公用文例規程
平成12年12月21日
訓令第9号
(目的)
第1条 この規程は、本村における文書の形式、文体及び用字等に関し必要な事項を定め、もって文書の統一を図ることを目的とする。
(文書作成の要領)
第2条 文書は、容易に理解でき、かつ、意思決定の判断を誤らないよう正しく、簡潔に、要領よく作成しなければならない。
(文体)
第3条 文体は、相良村文書規程(昭和38年相良村訓令甲第3号)第2条に規定する公文書で、法規文、公示文、令達文(訓令に限る。)、通達文、辞令文(一般職に係るものに限る。)の類は「である体」を用い、その他の文書(以下「一般文書」という。)は、「ます体」を用いるのを原則とする。
2 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められたもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰文、儀式文その他村長が縦書きを必要と認めたもの
(用字)
第4条 用字は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による漢字・平仮名交じり文を主体にし、必要に応じて片仮名、ローマ字を用いる。
2 常用漢字表に含まれていない字種(表外字)及び音訓(表外音訓)を含む語は、固有名詞若しくは特別な語を除き、別の言葉に言い換えるか、又は同音同義の表内字若しくは仮名に書き換える。
3 差別語、不快用語、同意語、類音語及び類似語等は特に注意して、正しい表現で書く。
(数字)
第5条 横書きの文書に使用する数字は、次に掲げるとおりとする。
(1) 数字は、次に掲げる場合を除いて、アラビア数字を用いる。
ア 固有名詞 (例) 四国 九州 二重橋
イ 概数を示す語 (例) 二・三日(人) 数十日
ウ 数量的な感じの薄い語 (例) 一般 一部分
エ 単位として用いる語 (例) 120万 1,200億
ただし、「千・百・十」は用いない。
オ 習慣的な語 (例)一体み 二言目 二日間 三月(みつきと読む場合)
(2) 数字の位取りは、3数位ごとに「,」(コンマ)で区切る。ただし、年号、文書番号、電話番号及び所番地等特別なものにはコンマをつけない。
(3) 単位以下の数字がある場合は、単位を「.」(ピリオド)で示す。
(4) 小数、分数及び帯分数
ア 小数 (例) 0.123
イ 分数 (例) 1／2 2分の1
ウ 帯分数 (例) 11／2
(5) 年月日の書き方は、次の例による。
ア 文書の内容が国内の場合は、原則として日本の年号を用い、年月日を書く。
(例)平成12年12月1日(略記する場合 H12.12.1)
イ 文書の内容が国際的な場合は、西暦を用いる。
(6) 時間の書き方は、次の例による。
ア 時刻は、原則として分単位まで書く。「30分」は「半」としてもよい。
イ 時刻は、次のとおり午前、午後をはっきり書く。ただし、「午後6時から午後12時まで」のように時間を表す場合には、「12時」を使ってもよい。
午前0時15分 午前10時30分 正午 午後0時35分
ウ 24時間制をとっているものは、原則として12時間制に書き直す。ただし、鉄道時刻の表示や自然科学等特殊な専門分野で24時間制が慣用されているものは、書き直さなくてもよい。
(7) 計量単位の書き方は、次の例による。
ア 計量単位を表す場合は、原則として文字を使用する。
(例)メートル キログラム
イ メートル法による表記は、原則として単一の単位を用いる。
(例)170センチメートル 70キロ(グラム) 1,500リットル
ウ 特に必要とする場合は、一般に使われているローマ字略字を使ってもよい。
(例) m cm cc kg m2
(記号)
第6条 記号の用い方は、次の例による。
(1) 句読点は、「。」(まる)又は「、」(てん)を用いる。
(2) 「.」(ピリオド)は、横書きの場合に単位を示すとき及び日付を略記するときに用いる。
(3) 「・」(なかてん)は、仮名若しくは漢字で事物の名を列挙するときに、「、」の代わりに、又は「、」と併せて用いる。
(4) 「：」(コロン)は、横書きの場合に次に続く説明文又はその他の語句があることを示すときに用いることができる。
(5) 「～」(なみがた)は、横書きの場合に「・・・から・・・まで」を示すときに用いる。
(6) 「「」」(かぎ括弧)は、引用する語句若しくは文又は特に示す必要のある語句をはさんで用いる。
(7) 「『』」(ふたえかぎ)は、かぎ括弧の中で、更にかぎが必要なときに用いる。
(8) 「()」(括弧)は、一つの語句又は文のあとに注記を加えるとき、その注記をはさんで用いる。
(9) 「〔〕」(そで括弧)は、括弧の中で、更に括弧が必要なときに用いる。
(見出し記号)
第7条 一般文書の見出し記号は、次の例による。
(1) 横書きの例
第1○・・・・・
○1○・・・・・
○○(1)○・・・・・
○○○ア○・・・・・
○○○○(ア)○・・・・・ ○は、スペースを表す。
○○○○○a○・・・・・ ・は、字を表す
○○○○○○(a)○・・・・・
(2) 前号に定める見出し記号の書き方
ア 見出し記号は、細分化する場合は、数字においては1、2、3・・・と表示し、仮名においては、ア、イ、ウ・・・と表示し、アルファベットにおいては、a、b、c・・・と表示する。
イ 見出し記号の書き出しは、「第1」は1字目から「1」以下は順に1字ずつ空けて書く。初字の書き出しは、見出し記号の次を1字空けて書く。
ウ 見出し記号には、句読点及びピリオドを付けない。
エ 項目が少ないときは、「1」から用いてもよい。この場合の見出し記号は、1字目から書き出し、順に1字ずつ空けて書く。
2 法規文及び公示文(以下「法規文等」という。)の見出し記号は、次の例による。
第1条○・・・・・ (条)
2○・・・・・ (項)
○(1)○・・・・・ (号) ○は、スペースを表す。
○○ア○・・・・・ ・は、字を表す
○○○(ア)○・・・・・
(一般文書の形式)
第8条 一般文書の形式は、次の各号を原則とする。
(1) 文書番号は、終わりを1字分空ける。
(2) 日付(平成年月日)は、文書番号の下に書き、終わりを1字分空ける。
(3) 受信者名は、日付の下に1行おいて書き、書き出しは1字分空ける。この場合、所属団体名等を記載したため、1行が長くなるときは、所属団体名等を1行目に1字分空けて書き出し、2行目に2字分空けて職名を書き出し、「職名」と「姓」の間を1字分空ける。
(4) 文書発信者の職氏名は、受信者名の下に1行おいて書く。「職名」と「姓」の間は1字分空け、公印を押したあと終わりが1字分空くようにする。
(5) 公印は、文書発信者の最後の文字の中央にかかるよう押印する。
(6) 標題(件名)は、文書発信者名の下に1行おいて書き、書き出しは3字分空ける。2行以上にわたるときは、各行の終わりを2字分空けて行を改める。2行目からの初字は、1行目に合わせる。この場合、通達、照会、回答、報告等文書の種類を明らかにする。
(7) 「ただし書」「この場合において」は、行を改めない。
(8) なお書及びおって書は、行を改める。この場合、両方を使うときは、なお書を先にする。
(9) 「下記のとおり」「次の理由により」などの下に書く「記」「理由」などは、中央に書く。
(10) 契印は、原議書を下にし、発信文書の上端中央に押す。
(法規分等の形式)
第9条 法規分等の形式は、次の各号を原則とする。
(1) 記号及び番号は、1字目から書く。
(2) 公布文又は前文は、1字分空けて書き出し、2行以上にわたるときは、末尾まで詰めて書いて行を改め、2行目からの初字は1字目から書く。
(3) 日付(平成年月日)は、2字分空けて書き出す。
(4) 村長名(署名を含む。)は、末尾を3字分空け、「職名」と「姓」の間を1字分空ける。
(5) 題名(件名)は、書き出しを3字分空ける。2行以上にわたるときは、末尾まで詰めて書いて行を改め、2行目からの初字は、1行目に合わせる。
(6) 本則中に、編、章、節、款等の区分がある場合は、編名は2字分、章名は3字分、節名は4字分、款名は5字分空けて書き出す。章名から用いる場合も同様の書き出しとする。
(7) 条名は、1字目から書き、条文は条名の次1字分空けて書き出し、2行以上にわたるときは、末尾まで詰めて書いて行を改め、2行目からの初字は、1字分空けて書き出す。
(8) 条中の項は、第2項から第1字目にアラビア数字で2、3、4・・・と順を追って表示し、項文は項名の次1字分空けて書き出し、2行以上にわたるときは、末尾まで詰めて書いて行を改め、2行目からの初字は1字分空けて書き出す。
(9) 条中の号は、第1号から第2字目に(1)、(2)、(3)・・・と順を追って表示し、号文は号名の次1字分を空けて書き出し、2行以上にわたるときは、末尾まで詰めて書いて行を改め、2行目からの初字は、2字分空けて書き出す。
(10) 号の中に更に列記の必要があるときは、第3字目にア、イ、ウ・・・と順を追って表示し、更に、列記の必要があるときは、第4字目に(ア)、(イ)、(ウ)・・・と順を追って表示する。
(11) 見出し
ア 見出しは、本則には各条ごとに付ける。見出しは、括弧書きとし、1字分空けて括弧から書き出す。
イ 見出しが2行以上にわたるときは、末尾まで詰めて書いて行を改め、2行目からの初字は、1字分空けて書き出す。
ウ 連続して同じ範囲の事項を内容とする条が2条以上ある場合には、これらの条をひとまとめにして最初の条文の前にだけ共通見出しを付ける。
(12) 附則
ア 附則は、本則の場合と同様に見出しを付ける。ただし、附則が1つの項だけから成り立っているときには、見出しは付けない。
イ 附則が1つの項で成り立っている場合は、項の番号を付けないが、2つ以上の項で構成されているときは、第1項から、第1字目にアラビア数字で1、2、3・・・と順を追って表示する。2行以上にわたるときは、末尾まで詰めて書いて行を改め、2行目からの初字は、1字分空けて書き出す。
ウ 附則の字は、3字分空けて書き出し、「附」と「則」の間は、1字分空ける。
(13) 別表
ア 別表の表示は、別表が1つだけの場合は「別表(第○条関係」とし、2つ以上ある場合は、その数に応じて「別表第1(第○条関係)」「別表第2(第○条関係)」のようにする。この場合、条文が2つ又は連続しない3つ以上からなるときは読点、連続する3条以上からなるときは、「－」で表示する。
イ 別表の字は、左辺上方に1字目から書く。
ウ 表の名称は、必要があれば別表の表示の次行に、書き出しを3字分空けて書く。
(敬称)
第10条 敬称は、原則として「様」を用いる。ただし、法令等により様式が定められているものは、この限りではない。
(文例)
第11条 この規程に定めのない公文書の文例は、別表による。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(公文書の左横書き実施要綱の廃止)
2 公文書の左横書き実施要綱(昭和35年相良村訓令甲第2号)は、廃止する。
附則(令和5年訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
